TITULO I
GENERALIDADES
REGLAMENTO DE CREDITO Y COBRO

Artículo 1. El objetivo de este reglamento de crédito y cobro es regular las condiciones generales para el otorgamiento de crédito y las funciones del  Comité de Crédito

Artículo 2. Se delega en el comité ejecutivo las funciones de comité de crédito, su función principal será velar porque el programa de crédito autorizado por la gerencia cumpla con los objetivos planteados en su formulación. Además, aprobará o desaprobará aquellas solicitudes que no cumplan con los requisitos establecidos y recomendará a Junta Directiva sobre aquellas solicitudes que deban ser elevadas a ésta. Adicionalmente recomendará cualquier modificación a este reglamento o a las políticas generales de crédito. Brindará asesoría a la Junta Directiva en todo lo relacionado con las políticas generales de crédito.

Artículo 3. La Junta Directiva aprobará las políticas generales de crédito que formen parte de este reglamento.

Los aspectos más importantes de estas políticas son:
3.1 Condiciones generales de crédito.
3.2 Capacidad de pago
3.3 Requisitos del plan de inversión.
3.4 Montos autorizados.
3.5 Plazos de recuperación.
3.6 Tasas de interés.
3.7 Cualquier información adicional que se requiera.

Artículo 4. Para la formulación de las políticas de crédito la Junta Directiva tomará en cuenta los siguientes aspectos.

4.1. Montos. Estarán ligados directamente con la finalidad a que se piensan destinar.
4.2. Garantía: Debe ser satisfactoria, de tal manera que se tenga la seguridad de recuperar el préstamo otorgado en caso de incumplimiento.
4.3. Plan de inversión: Está ligado directamente a las demás características y es la base para conocer la necesidad que sea llenada.
4.4. Capacidades de pago: Permite conocer la liquidez financiera que tiene el socio para hacer frente a la deuda.
4.5. Tasas de interés: deberán fundamentarse en los objetivos globales de la Asociación y en estudios económicos-financieros de la economía en general.
4.6. Regulaciones vigentes. Son todas las normas de procedimientos que se han estipulado para el tratamiento de las operaciones de crédito.

Artículo 5. La Junta Directiva deberá recibir periódicamente los créditos aprobados por el comité ejecutivo, mediante los reportes que para tal efecto debe proporcionar la Gerencia.

Artículo 6. La Gerencia deberá mantener la existencia de la documentación y los formularios necesarios e idóneos para los trámites de crédito.

Artículo 7. ASENACSA deberá dejar constancia de la potestad que tiene para solicitar las revisiones periódicas de las garantías que considere convenientes.

TITULO II
POLÍTICAS GENERALES DE CRÉDITO Y COBRO

1. Generalidades

1.1. Para ser sujeto de crédito debe ser asociado.

1.2. El trámite inicial de crédito se efectuará mediante una solicitud según formulario que debe ser completado y entregado junto con los documentos que se solicitan en el mismo para su trámite, además podrá solicitar el crédito en forma electrónica.

1.3. Los nuevos asociados podrán solicitar préstamos después de transcurridos tres meses de afiliados y hasta por un monto máximo de cinco veces su ahorro personal. Después de los 12 meses de afiliado estarán facultados para pedir créditos en los otros rubros, según requisitos y condiciones que establece este reglamento.

1.4. Las cuotas de pago fijadas serán quincenales fijas y consecutivas, deducidas del salario del asociado, a partir del otorgamiento de crédito o de la firma del documento de garantía, según el préstamo que se trate.

1.5. Para el cálculo del salario líquido se debe contemplar salario líquido o disponible y se tomará el promedio de las últimas 13 quincenas.
En préstamos hipotecarios la capacidad de pago será del 40% con ingreso familiar en el resto de líneas la capacidad de pago será del 40%, tomando como base el salario recibido más los rebajos de ASENACSA y lo establecido en el párrafo anterior. En caso de préstamos hipotecarios se tomará el 70% de la cuota para el cálculo de la capacidad de pago.

1.6. Cuando un miembro de la Junta Directiva, el Gerente de la Asociación, auditor interno o la Jefatura de crédito solicite un préstamo, el interesado deberá abstenerse de participar en el estudio y decisión final sobre su crédito.

1.7. En los prestamos de vivienda formalizados después del 15 de marzo del 2007 las tasas de interés serán variadas hasta un máximo de 3 puntos de la tasa de formalización, lo anteriores a este cambio rigen según lo acordado en la escritura y en los restantes préstamos la tasa aumentará en 3 puntos, estos cambios rigen a partir de la fecha en que el deudor deje de pertenecer a la Asociación. Excepto en caso de incapacidad total o pensión.

1.8. La Junta Directiva podrá modificar las tasas de interés cuando así lo considere conveniente, de acuerdo con las condiciones vigentes en el mercado, y estas regirán para los créditos que se otorguen con posterioridad a su aprobación.

1.9. Los honorarios de peritos, abogados y cualquier otro, correrán por cuenta del deudor y deberán rebajarse del préstamo o recibir su pago de contado en formada anticipada a la formulación.

TITULO III
LÍNEAS DE CRÉDITO

Se establecen los siguientes tipos de crédito según su objeto:

1. PERSONAL:

1.1. Monto máximo: 80% del ahorro personal disponible más 1.500.000 colones

1.2. Garantía: Sobre préstamos de ahorro el mismo ahorro personal, fianza hasta 1.000.000 colones y sobre el saldo de 500.000 colones garantía real.

1.3. Tasas interés. Con garantía de ahorro 20%, fiduciaria - prendaria 26 %. Plazos: máximo de 5 años.

1.4. La garantía fiduciaria puede ser de socios o personas externas según los siguientes requisitos:
• No deben tener embargos ni gravámenes.
• Deben presentar certificación de salarios cuando son fiadores externos. Esta debe emitirla el patrono y debe contener la fecha de ingreso, salario bruto y neto, si es trabajo permanente o hasta una fecha determinada, si se tiene gravámenes o embargos, no debe tener más de 30 días de emitida.
• Todo fiador debe tener un año de laborar para la empresa o de obtener ingresos.
• Cuando se trate de ingresos propios certificados por contadores públicos, deben declarar si tiene o no embargos o gravámenes y la certificación no debe tener más de 30 días de emitida.
• El desembolso estará sujeto a capacidad de pago.
• Las solicitudes de crédito fiduciarias en las que los fiadores o deudores mantengan otras fianzas en mora serán denegadas.
• En los casos de exsocios que reingresen y que mantienen deudas de la relación anterior, las cuales  han incrementado sus tasas de interés debido a su salida, mantendrán este aumento sobre estos préstamos hasta por un año, luego de este período se le aplicarán las tasas vigentes a la fecha, igualmente estos saldos aplicarán para el límite de crédito durante el primero año de reingreso, luego de este se aplicarán las políticas que rigen a la fecha.. La fecha de ingreso  a la empresa que rige es la corporativa y se mantiene mientras continúe laborando dentro de las empresas del grupo.
• Se aceptará que una persona sirva de fiador en dos operaciones de crédito, mas una tercera fianza si es menor a 50.000 colones. No se aceptará la fianza de personas que no presenten constancia de ingresos, se denegará las solicitudes de crédito fiduciarias en las que los fiadores mantengan otras fianzas en mora.
• La falta de cualquier requisito dejará sin efecto la solicitud presentada.
1.5. La suma de los salarios líquidos de los fiadores deberá cubrir al menos el 60% del monto del préstamo fiduciario.

2. CRÉDITOS PARA COMPRA VEHÍCULO:

2.1. Monto máximo: 7.000.000,00
2.2. Garantía mínima: Prenda en primer grado sobre el vehículo comprado.
2.3.2.3. Tasa interés: Cuadro adjunto
2.4.Antigüedad máxima de vehículo: Cuadro adjunto
2.5. Porcentaje de financiamiento: 80% del avalúo.
2.6. Plazo de crédito: según antigüedad del vehículo.

2.7. Requisitos adicionales para la formalización:

• Desembolso sujeto a capacidad de pago.
• Plazo mínimo de asociado: 2 años.
• Presentar certificación del Registro Nacional sobre el vehículo indicando que está libre de gravámenes.
• Informe de avalúo.
• Póliza de saldos deudores en la Asociación.
• Incluirse en póliza colectiva de vehículo de ASENACSA en la que ASENACSA es la acreedora prendaria.
• Llenar solicitud de crédito
• Se dará un plazo de 6 meses para la utilización de los préstamos prendarios por parte del Asociado, partiendo de la fecha de la aprobación.

3. CRÉDITOS PARA COMPRA DE MOTOCICLETA:

3.1. Monto máximo: ¢3.000.000
3.2. Garantía mínima: prenda en primer grado sobre la motocicleta adquirida
3.3. Tasa de interés: 20%
3.4. Antigüedad: 1 año
3.5. Porcentaje de financiamiento: 80% del avalúo
3.6. Plazo: según antigüedad de la motocicleta:

3.7. Requisitos adicionales:

1. El desembolso está sujeto a capacidad de pago.
2. Plazo mínimo de ser asociado: 1 año.
3. Se debe presentar una certificación del Registro Nacional sobre el vehículo, indicando que esta libre de gravámenes.
4. Se debe presentar un informe de avalúo.
5. Debe incluirse en la Póliza de saldo deudores con ASENACSA.
6. Debe incluirse en Póliza Colectiva de Vehículo de ASENACSA, en la que la asociación es la acreedora prendaria.
7. La agencia donde se compre la motocicleta debe tener más de 5 años en el mercado costarricense.

4. PRÉSTAMOS PARA COMPRA DE LOTE, REPARACIÓN, CONSTRUCCIÓN O COMPRA DE VIVIENDA

4.1. Monto máximo: Según capacidad de pago.

4.2. Plazo máximo: 20 años (lote-remodelación y ampliación a 15 años)

4.3. Garantía mínima: Hipoteca en primer grado sobre la propiedad.

4.4. Tasa de interés: 16% anual fijo.

4.5. Porcentaje de financiamiento: 95% del avalúo. En aquellas hipotecas en que ASENACSA mantenga el segundo grado, el porcentaje de financiamiento sobre el avalúo debe ser del 70%.

4.6. Requisitos adicionales para la formalización.
• Llenar solicitud de crédito
• Plazo mínimo de asociado: 2 años.
• Puede incluir el salario de familiares que viven en la casa y comparten los gastos, para lo cual debe presentar constancia de salario emitida por patrono, indicando fecha de ingreso, salario bruto y neto, si el trabajo es permanente y/o por una fecha determinada, si tiene gravámenes o embargos. Cuando se trate de ingresos propios certificados por contadores públicos deben, además, declarar si tiene o no embargos o gravámenes y la certificación no debe tener más de 30 días de emitida.
Se asignará prioritariamente en función de aquellos que no cuentan con vivienda y luego aquellos que ya tienen, financiada o no por ASENACSA. Para la adquisición de terrenos se mantiene la misma prioridad anterior además de que también pueden financiarse aquellas en que el destino del préstamo no está determinado actualmente.
Ingresos familiares: En el caso de personas solteras únicamente se incluye a los padres y en el caso de personas casadas al cónyuge e hijos(as). Todos los desembolsos quedan sujetos al flujo de caja.
• Debe presentar planos debidamente tramitados y aprobados, con presupuesto detallado si es para construcción o ampliación y permisos e impuestos municipales al día.
• Debe suscribirse a la póliza saldos deudores.
• Si existe edificación debe suscribir la póliza colectiva de incendio de ASENACSA, con todas las coberturas en que consta ASENACSA como su acreedor hipotecario.
• Informe del ingeniero designado por la Asociación para calificar la obra.
• Constancia de servicios municipales y territoriales pagados.
• Permiso de construcción.
• Desembolso sujeto a capacidad de pago.

4.7. Sistema de desembolsos en construcción:
Primer desembolso. Aporte de recursos propios cuando estos existieren.
Segundo desembolso: 40% a la firma de la garantía o una vez efectuado el aporte anterior.
Tercer desembolso: 30% previa primera visita de inspección.
Cuarto desembolso: 30% previa segunda visita de inspección.

4.8. Inspecciones (visitas):
En el informe que el Ingeniero realice de su presupuesto debe detallar las obras a realizar por cada visita, es decir detallar los trabajos que deben tener listos para que él se haga presente. Debe indicar por escrito (para que el analista le entregue al socio) los avances que debe cubrir con los desembolsos, incluyendo los fondos propios. Si los trabajos no están efectuados, no se girará desembolso y el socio deberá pagar la visita extra.
Para el primer desembolso:
El socio inicia la construcción con sus fondos
Segundo desembolso:
Firma de la garantía o inspección del punto anterior.
Tercer y cuarto desembolso.
Previa visita de inspección verificando avances según lo estipulado.

4.9. Última visita:
El inspector debe hacer una visita para dar por finalizada la obra e informa que todo salió bien.

4.10. Notas importantes:
Al socio(a) se le debe dar copia de todos los informes que envíe el inspector, (desde el inicio, incluyendo avalúos). Es importante que en algunas de las visitas el analista pueda acompañar al inspector.
• Se dará un plazo máximo de 6 meses para la utilización de los préstamos hipotecarios por parte del Asociado, partiendo de la fecha de su aprobación.

5. PRESTAMOS PARA IMPREVISTOS:

1. Monto máximo: Hasta un salario quincenal bruto. Sujeto a capacidad de pago.
2. Garantía mínima. Letra de cambio.
3. Tasa de interés 28%
4. Plazo: 4 quincenas
5. Plazo mínimo de asociado: tres meses
6. No se autoriza un nuevo préstamo hasta no haber cancelado el anterior.
7. No pueden ser canceladas en cajas ni con refundiciones, solo por medio de rebajos de planilla.

6. LÍNEA DE CRÉDITO PARA CONSUMO

7. LÍNEAS DE CRÉDITO ADICIONALES:

* Deben presentar factura proforma y el cheque se emite a favor del proveedor.
** Cubre familiares en primer grado y conyugue, se tramita contra pro forma y giro sale a favor del proveedor. Garantía ahorro o fiduciaria

TITULO IV
COBRO A SOCIOS

• Ningún socio debe mantener saldos atrasados, no importa la razón, los que presenten este problema pueden ponerse al día utilizando las posibilidades que ofrece el reglamento de crédito y cobro. Debe presentarse el plan a la Junta Directiva.
• En caso de incapacidades se esperará a que regresen de su incapacidad para poner al día el saldo. En estos casos se acuerda el cobro del saldo al descubierto en las siguientes 4 quincenas de su ingreso a laborar.
• Solicitudes de crédito de socios con saldos en mora no se tramitarán hasta la cancelación de estos saldos.
• Se debe dejar constancia de este cobro por Outlook, memos o los reportes de mensajes vía teléfono similares a los que se utilizan con la morosidad.
• Aquellos asociados que estén morosos y no se pongan al día, será llevado su caso ante la Junta Directiva para tomar una decisión al respecto.
• En las deudas asumidas por fiadores socios a estos no se les cobrarán los intereses, primero se les debe informar y si no se cobra administrativamente, deberán absorber principal más adicionalmente gastos legales del abogado.
• Todo lo anterior se le debe informar por escrito a los fiadores previamente. 

I. FORMAS DE RECUPERACIÓN:
Las formas de recuperación de préstamos otorgados por la Asociación se definen así:

• Deducciones por planilla a los asociados y no asociados empleados.
• Abono a préstamos por ventanilla.
• Abono préstamos por depósito en las cuentas corrientes de Asenacsa
• Cualquier otro método que la Asociación establezca.

1.1 Deducciones por planilla
a. Empleados del Grupo Nación Subsidiarias y Afines
Las deducciones de los abonos a los préstamos se realizan directamente de la planilla de los empleados, para lo cual deben firmar la autorización de la solicitud de préstamo, tanto el deudor como los fiadores.
El proceso se realiza en forma automatizada, en coordinación con Desarrollo Humanos.
Después de realizado el análisis y variaciones correspondientes en la planilla por la (el) asistente de cobro, se envía a Desarrollo Humanos el correspondiente archivo con las deducciones de ahorros, préstamos y otros.
El proceso de aplicación es automático, para ello el sistema permitirá asignar prioridades de aplicación, dependiendo de los requerimientos de la Asociación, compromisos tanto de crédito como de ahorro, el cual será variado por la Jefatura administrativa.
Después de la aplicación se imprimirá un informe de inconsistencias que será analizado por el (la) asistente de cobro, gestionando así el cobro para la siguiente quincena.

1.2. Abonos y cancelaciones por Caja (efectivo y cheque)
Los pagos en caja deberán realizarse, en la fecha que corresponda, por aquellos asociados a los cuales no se les ha aplicado la deducción correspondiente por planilla.
Todo asociado podrá abonar o cancelar las operaciones, por medio de pagos en caja o mediante depósito bancario a nombre de Asenacsa (enviando la copia correspondiente por correo o vía fax). El no pago de las cuotas generará intereses moratorios y afectará la condición crediticia del asociado.

1.3 Cancelaciones por Depósito
En casos especiales que no sea posible la deducción del abono por medio de planilla, el asociado podrá realizar los abonos a sus préstamos por medio de depósito en las cuentas corrientes de Asenacsa.
Estos depósitos serán regulados por la Sección de contabilidad, que se encargará de revisar y poner el visto bueno para que la (el) asistente de cobro lo aplique a los préstamos.
Los depósitos que son enviados por fax a la Sección de contabilidad deben de contener: sello del Banco, número de depósito, fecha, monto, nombre y número de cédula, estos datos tienen que estar claros de lo contrario no se aplicarán.

II. POLÍTICAS DE RECUPERACIÓN

2.1. Deducción directa
Los procesos de deducción directa vía planillas deberán ser de aplicación general y prioritaria, para ello tanto el solicitante como los fiadores tendrán que firmar la deducción.

2.2. Cobro de intereses en la etapa de formalización del crédito.
Los intereses rigen a partir de la fecha de desembolso, en los préstamos para vivienda los intereses por cada uno de los desembolsos se rebajarán del último desembolso.

2.3. Tratamiento de pagos extraordinarios.
Los asociados podrán realizar pagos extraordinarios en el momento en que estos lo deseen y se aplicarán de la siguiente manera:
A la amortización de la deuda; en caso de que el asociado lo solicite, se podrá variar la cuota, previa autorización de la Jefatura de administrativa, respetando el plazo de vencimiento establecido.
Adelanto de cuotas; si el asociado lo desea podrá adelantar las cuotas, y solicitar a la Sección de cobro la suspensión de los rebajos hasta la fecha que le corresponda.

III. POLÍTICAS DE COBRO

3.1. Cobro administrativo
El período de cobro administrativo se iniciará como máximo transcurridos 30 días de atraso en la atención de la obligación por parte del deudor, siempre y cuando no obedezca a problemas de envío por parte de la entidad recaudadora.
Como punto de partida en caso de morosidad, se variará la cuota al doble o cuota y media según lo estime conveniente la Jefatura administrativa.
Este tipo de cobro se realizará en primera instancia a todos los fiadores cuya gestión de envío de cartas y llamadas telefónicas se haya concluido, tomando como base la cuota de préstamo para cada fiador o si la Jefatura lo considera necesario.
Para la ejecución de estas variaciones, el personal de la sección tendrá que presentar a la Gerencia la boleta establecida para este efecto, la cual básicamente será el comprobante para que la Jefatura pueda incluirla en el sistema.
Se archivará una copia de los documentos de todo trámite realizado por la sección de cobro en el expediente del asociado.

3.2. Arreglo de pago
La Jefatura administrativa podrá autorizar arreglos de pago, entendidos estos como pago de determinado número de cuotas por período, prórrogas, ampliación de plazo y adecuaciones con extensiones de plazo por un período no mayor de tres meses.
La Gerencia podrá autorizar arreglos de pago en casos de morosidades de 6 meses inclusive.
Los arreglos de pago cuya morosidad es de más de seis meses requieren la aprobación de la junta directiva.
Toda documentación referente a arreglos de pago se archivará en el expediente del deudor.

IV PROCEDIMIENTOS DE COBRO

4.1. Cada mes la jefatura administrativa emitirá un listado de morosidad donde se incluirán la cédula, nombre, tipo de crédito, número de días de atraso, monto original, saldo actual, intereses acumulados, así como fecha de último movimiento, desglosado en clasificación por antigüedad de saldos de la siguiente manera:
A- de 1 a 30 días.
B- de 31 a 90 días
C- de 91 a 120 días
D- más de 120 días.

4.2. Con base en el listado de clasificación A morosidad de 1 a 30 días, la (el) asistente de cobro, realizará un estudio de cada uno de los casos determinando el atraso, de esta forma se enviará la carta y se variará de cuota.
En caso de que el atraso obedezca a razones como: No inclusión, fecha de inicio incorrecto, institución mala, presupuesto incorrecto, traslado de empresa y otros que competen propiamente a la Asociación, se podrá aumentar la cuota respetando el plazo pactado.
Se llamará al deudor y fiadores para avisar del atraso y la gestión a realizar. Después de enviada cada planilla se realizará un listado de las variaciones.

4.3. Con base en el listado de clasificación B morosidad de 31 a 90 días, la (el) asistente de cobro extraerá del sistema los datos de los fiadores, de los cuales se solicitará la copia de los documentos del préstamo y a la Sección de contabilidad copia de la garantía.
De acuerdo con esos documentos se procederá a comunicar la situación y se enviará carta a los fiadores ofreciéndoles 10 días para realizar un arreglo de pago.
Si el cobro no tiene respuesta se procederá a realizar el cobro judicial.
Al enviar el cobro administrativo se ejecutará de acuerdo con las políticas establecidas en cobro administrativo.

4.4. Los créditos que aparezcan en el listado de clasificación C y D morosidad más de 90 días, deben estar en cobro a fiadores o en trámite de cobro judicial, para ello la Jefatura administrativa se encargará de hacer revisiones mensuales.

4.5. Mensualmente el (la) asistente de cobro emitirá un listado de los casos que se encuentran en cobro a fiadores con el fin de revisarlo y determinar si se realizan los rebajos enviados.

4.6. Mensualmente se presentará un informe en donde se especificará la gestión realizada por cada asociado:

V. PROCESO DE TRASLADO A COBRO JUDICIAL

5.1. Cobro por la vía Judicial.
En caso de que no se pueda ejecutar el cobro administrativo o no se llegue a un arreglo de pago con el deudor, el período de cobro judicial se iniciará transcurridos 90 días de atraso, mediante comunicación del abogado por medio de una boleta que llenará la Jefatura administrativa y que deberá tener el visto bueno de la Gerencia General, en ella se especificarán los datos personales de los involucrados, el saldo y los intereses corrientes y moratorios.

La Jefatura administrativa solicitará el documento garantía original, el cual será entregado al abogado para realizar el trámite correspondiente y archivará una fotocopia que se incluirá como sustituto en la bóveda y en el mismo se indicará la leyenda “Entregado al abogado”. Para esto el abogado firmará una boleta como recibo del pagaré, letra y otros.

Antes que se inicie el cobro judicial se enviará un aviso de cobro en donde se comunicará al deudor y fiadores sobre la gestión que se realizará.

El abogado deberá remitir un informe mensual a la Gerencia de la Asociación sobre la situación de todas las operaciones en cobro judicial, independientemente de que haya tenido movimiento o no.
En aquellos casos en que se considere conveniente, la Asociación podrá contratar a un investigador y cobrador para efectos de facilitar el cobro. La forma de remuneración la fijará la Gerencia de acuerdo con la gestión realizada y no existirá relación patronal con el mismo.

La junta directiva asignará el monto por gastos de cobro que será cargado a la cuenta para ser cancelado en el momento que se realice un abono o cancelación, dichos cargos comprenden lo siguiente: Llamadas telefónicas, cartas certificadas, honorarios de abogado y otros.

5.2. Arreglos extrajudiciales:
Será responsabilidad del abogado al que se le asigne la gestión de cobro, tratar en primer término de que se llegue a un arreglo extrajudicial, antes de iniciar el proceso judicial. Para esta gestión podrá disponer de un máximo de diez días naturales a partir de la fecha de recibo del expediente, transcurridos los cuales deberá proceder al trámite judicial.

5.3. Suspensión del Proceso Judicial
Todo arreglo de pago por deudas enviadas al abogado o suspensión de procesos judiciales debe contar con la aprobación escrita de la Gerencia General.
Para tal efecto el deudor podrá solicitar la suspensión, siempre que esté anuente a cancelar los gastos de honorarios, ya sea en la Asociación o directamente con el abogado y a firmar un arreglo de pago.
Cuando el abogado realice un arreglo extrajudicial deberá contar con el visto bueno de la Jefatura de Cobro e informará por escrito a la Asociación.

VI. REGISTROS DE COBRO JUDICIAL

6.1. En concordancia con el Plan de Cuentas para las Entidades Financieras emitido por la SUGEF, los créditos en cobro judicial deberán contabilizarse en forma separada de los créditos vigentes y vencidos de la Asociación. La cuenta se denominará “Cobros Judiciales” y se abrirán tantas subcuentas como sea necesario para su control. La Jefatura administrativa llevará un registro auxiliar, que contendrá información de cada caso. Dicho registro auxiliar deberá ser conciliado en forma mensual con su cuenta mayor.

6.2. Del oficio de “Traslado a cobro judicial” se entregará copia al Departamento de Contabilidad que con la misma procederá a realizar los cambios, y copia para el archivo de la Jefatura de Cobro.

6.3. Una vez trasladado un crédito para el cobro judicial, todo pago parcial que desee hacer el deudor o fiadores deberá contar con el visto bueno del asesor legal.

VII. RESPONSABILIDAD DEL ABOGADO

7.1. Es responsabilidad del abogado dar un oportuno seguimiento a los cobros en trámite judicial y mantener informada a la Jefatura administrativa sobre los avances obtenidos.

7.2. Recomendar a la Gerencia y a la Junta Directiva la declaración de cuentas incobrables cuando considere que de seguir el proceso judicial los resultados serían nulos.

7.3. Asesorar a la administración sobre los gastos incurridos en el proceso que puedan ser cargados al asociado, ya sea en la liquidación de la deuda o arreglos de pago.

7.4. Cumplir eficientemente su gestión.

VIII. BIENES TRANSFERIDOS EN PAGO DE OBLIGACIONES
Los bienes que le fueron transferidos a la organización en pago de obligaciones a su favor, o que le fueren adjudicados en remates judiciales, deberán ser vendidos de conformidad con los lineamientos establecidos por la Junta Directiva.

IX. CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA GENERAL
La Jefatura administrativa emitirá un listado los primeros días de cada mes de la clasificación resumida. Con los datos que genera este listado se diseña un cuadro resumen de morosidad por rango y se calcula el porcentaje mensual por crédito, el cual es presentado a la junta directiva y Auditoria.
Cada tres meses se imprimirá un listado general desglosado, el cual será archivado por la sección como respaldo.

X. DEVOLUCIÓN REBAJOS DE MAS
Para realizar la devolución el personal de la Sección de Cobro imprime el estado de cuenta histórico de capital social, histórico de la cuenta de sobrante y la cuenta a la cual se refiere la devolución.
Para ejecutar el pago se llena una boleta diseñada para esto, se traslada a la caja en donde el encargado ejecuta la devolución correspondiente. Esta boleta es firmada por la persona que hace el estudio y por la Jefatura administrativa como visto bueno.
Las devoluciones del mes vigente en las que el asociado presenta la colilla, realizan el trámite anterior pero se le adjunta fotocopia de la colilla o comprobante de pago, se sobregira la cuenta de sobrante por la Jefatura administrativa.
En los casos en que el monto es a mayor a ¢30.000,00 se confecciona una solicitud de cheque y se pasa a la sección de contabilidad.

XI. ESTUDIO DE CUENTAS Y ENTREGA DE PAGARÉS
La Sección de Crédito y Cobro realiza estudios de cuentas solicitadas por el asociado o para entrega de garantías de cuentas pagadas por los fiadores.
Para el estudio de cuentas solicitado tanto la Jefatura administrativa como el (la) asistente, imprime el histórico de préstamos, capital social.
Se analiza y se extrae de la planilla aplicada cada mes el monto que corresponde al préstamo.
Con el histórico se desglosa el monto mensual de intereses y amortización.
Por medio de un memorando se solicita el pagaré original a la sección de tesorería. En el documento original se desglosa el monto pagado por el deudor y fiadores.
Si este documento estuviese sellado por detrás se imprime el desglose en una hoja con membrete de ASENACSA y se pega en un costado, sellando en medio de los dos.

XII. CONFECCIÓN DE NOTAS DE DÉBITO, CRÉDITO Y TRANSFERENCIAS
Son realizadas por el personal de la sección, en los siguientes casos.
Notas de débito: Anulaciones de planilla, ingreso de dinero a una cuenta que no corresponde, por problemas de plan de pagos y otros.
Notas de crédito: Después de debitar una cuenta de préstamo se acredita a la cuenta sobrante ya sea para devolver, para aplicar por medio de recibo o para realizar transferencias.
Se ejecuta en el formulario de ajuste, el cual es firmado de la siguiente manera:
Si lo realiza la (el) asistente de la Sección de Cobro es firmado con el visto bueno de la Jefatura de la Sección.

XIII. ATENCIÓN AL PÚBLICO
El personal de la sección de crédito estará en la obligación de atender consultas de los asociados en forma personal y telefónicamente, tanto de ahorro como de crédito, relacionado con el proceso de cobro y aplicación de planillas.

XIV. OTROS ESTUDIOS
Si la Gerencia General lo considera necesario, se realizarán estudios de aplicación, desarrollo y otros procesos de ahorro y préstamo.

XV. CERTIFICACIONES
La Sección de Crédito y Cobro emitirá certificaciones por las operaciones canceladas por fiadores y deudores.

XVI. AVISOS DE COBRO
AVISO DE COBRO 1
Fecha
Señor (a, ita)
Estimado asociado (a):
La presente es para recordarle que la operación de crédito #--- de la cual usted es deudor, se encuentra en mora, tal y como se desglosa a continuación:
Fecha último pago:
# cuotas pagadas
# cuotas atrasadas
… días de atraso
Por favor comuníquese con el Encargado de Cobros de nuestra Asociación en un plazo máximo de ocho días, para formalizar el arreglo correspondiente y así evitarle molestias futuras. Caso contrario, procederemos a variarle la cuota de su operación en forma automática.
Atentamente,
Jefatura de Operaciones
P.D. Si al recibir este aviso usted ya ha efectuado el pago o arreglo respectivo, sírvase ignorarlo.

SEGUNDO AVISO DE COBRO
Fecha:
Señor (a, ita)
Estimado asociado (a):
Le presente es para recordarle que la operación de crédito #------ de la cual usted es deudor, se encuentra en mora, tal y como se desglosa a continuación:
Fecha último pago:
# cuotas pagadas
# cuotas atrasadas
… días de atraso
Se le conceden 8 días naturales para cancelar o llegar a un arreglo satisfactorio para ambas partes. Caso contrario, en el próximo período de pago se le aplicará la deducción automática a sus fiadores.
Le recordamos que Asenacsa. es su Asociación, por lo que no tenemos ningún interés en iniciar un trámite judicial, sin embargo, las leyes vigentes nos obligan a mantener todas nuestras operaciones al día.
Atentamente,
Gerente
c/c fiadores
P.D. Si al recibir este aviso, usted ya ha efectuado el pago o arreglo correspondiente, sírvase ignorarlo.

FORMATO NOTA DE ABOGADO
Fecha:
Señor (a, ita):
Asociado a Asenacsa R.L.
Estimado señor (a, ita):
Hemos recibido de la Gerencia de dicha Asociación los documentos necesarios para iniciar el trámite judicial contra usted y sus fiadores, correspondiente a la operación de crédito número ---------------- respaldada mediante documento valor -------------------
Dicha operación se encuentra con ---------- cuotas de atraso.
Antes de presentar la demanda judicial correspondiente, se le conceden diez días naturales a partir de la fecha de emisión esta carta, para que llegue a un arreglo satisfactorio con la Asociación, caso contrario, estaré iniciando las diligencias correspondientes.
Atentamente,
Abogado
c/c Fiadores
Hemos recibido de la Gerencia de dicha Asociación los documentos necesarios para iniciar el trámite judicial contra usted y sus fiadores, correspondiente a la operación de crédito número ---------------- respaldada mediante documento valor -------------------
Dicha operación se encuentra con ---------- cuotas de atraso.
Antes de presentar la demanda judicial correspondiente, se le conceden diez días naturales a partir de la fecha de emisión esta carta, para que llegue a un arreglo satisfactorio con la Asociación, caso contrario, estaré iniciando las diligencias correspondientes.
Atentamente,
Abogado
c/c Fiadores